În fond, este vorba despre o legalizare în plus - o certificare suplimentară a originalităţii, autenticităţii sau legalităţii întocmirii unui anumit document.

Altfel spus, este vorba despre o certificare a faptului că un anumit document a fost autentificat, legalizat, tradus sau emis în forma cerută şi de către o autoritate sau instituţie competentă să îndeplinească acel document, în ţara de provenienţă a documentului, mergând pe principiul de drept internaţional privat „locus regit actum", enunţat în art. 71 alin. 2 din Legea nr. 105/1992: “Actul se consideră, totuşi, valabil din punct de vedere al formei dacă îndeplineşte condiţiile prevăzute de una din legile următoare:

a. legea locului unde a fost întocmit;

b. legea naţională sau legea domiciliului persoanei care l-a consimţit;

c. legea aplicabilă potrivit dreptului internaţional privat al autorităţii care examinează valabilitatea actului juridic.”

Justificarea procedurii de supralegalizare provine tocmai din imposibilitatea notarului public român de a verifica prin propriile mijloace dacă un anumit document provenit din străinătate a fost întocmit de către o autoritate competentă şi, de asemenea, din imposibilitatea autorităţilor străine de a verifica dacă un document provenit din România a fost instrumentat sau emis de către o instituţie competentă.

Astfel, vom întâlni două situaţii distincte:

- A. Actele provenind de la autorităţile române şi care urmează a fi folosite în străinătate.

- B. Actele provenind de la autorităţile străine şi urmează a fi folosite în România.

A. Actele provenind de la autorităţile române şi care urmează a fi folosite în străinătate, în state cu care România nu are tratate sau convenţii de asistenţă juridică în materie şi pentru care nu există scutire de supralegalizare

a. În cazul actelor întocmite de către notarii publici români sau a documentelor emanând de la instanţele române, procedura de supralegalizare se îndeplineşti în următoarea ordine:

- Se depune actul sau documentul la Ministerul Justiţiei care certifică faptul că notarul public este în funcţie şi are specimenul de semnătură şi de sigiliu depuse la Curtea de Apel competentă şi comunicate Ministerului Justiţiei, (în conformitate cu prevederile art. 18 din Legea nr.36/1995 şi art. 8 alin. 4 şi 6 din Regulamentul de punere în aplicare a Legii nr. 36/1995, în cazul notarilor publici) sau că instanţa care a emis documentul a cărui supralegalizare se solicită este cea competentă să emită un asemenea document.

- Apoi se certifică, de către Ministerul Afacerilor Externe, semnăturile şi sigiliile aplicate de Ministerul Justiţiei.

b. În cazul actelor ce emană de la diverse instituţii române (de exemplu, diplome de studii sau acte de stare civilă), acestea trebuie certificate, în primul rând, de ministerul care coordonează activitatea respectivelor instituţii emitente (adică Ministerul Educaţiei şi Cercetării - în cazul documentelor de studii şi Ministerului de Interne - în cazul actelor de stare civilă) şi, apoi, de Ministerul Afacerilor Externe.

c. În cazul în care se doreşte utilizarea în străinătate a unor docu-mente de studii emise de instituţiile române de învăţământ, pentru echivalarea studiilor sau a unor acte de stare civilă, trebuie urmate patru etape succesive:

1. certificarea documentului de către ministerul care coordonează activitatea respectivei instituţii emitente (Ministerul Educaţiei şi Cercetării sau Ministerul de Interne);

2. traducerea documentului de către un traducător autorizat de Ministerul Justiţiei şi legalizarea traducerii sau a specimenului de semnătură a traducătorului, în condiţiile art. 94 din Legea nr. 36/1995 şi art. 96-103 din Regulamentul de punere în aplicare a Legii nr.36/1995; 3. certificarea semnăturii şi sigiliului notarului public de către Ministerul Justiţiei;

4. avizarea Ministerului Afacerilor Externe.

După aceste etape, în cazurile prevăzute la pct. a, b şi c de mai sus, documentul astfel avizat este supus supralegalizării la misiunea diplomatică sau oficiul consular din România, al statului în care urmează a fi folosit acel document.

Această procedură finală, de supralegalizare se justifică prin faptul că între Ministerul Afacerilor Externe din România şi misiunile diplomatice străine are loc un schimb permanent de informări privind specimenele de semnătură, astfel încât autoritatea care supralegalizează să poată con-stata, cu certitudine, că actul ce urmează a fi supralegalizat a fost semnat de funcţionarul autorizat în acest scop.

B. Actele provenind de la autorităţi sau instituţii din străinătate, din state cu care România nu are tratate sau convenţii de asistenţă juridică în materie, care urmează a fi folosite în Romania şi pentru care nu există scutire de supralegalizare

Pentru aceste documente trebuie urmate trei etape succesive, în cadrul procedurii de supralegalizare:

1. certificarea propriu-zisă a documentului, care se îndeplineşte, nivel naţional, de către autoritatea competentă, în funcţie de propriile prevederi legislative;

2. supralegalizarea documentului, vizat de autoritatea competentă a statului de provenienţă, de către misiunea diplomatică sau oficiul consular al României, din acel stat sau de către misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului de origine, din România;

3. supralegalizarea finală a documentului de către Ministerul Afacerilor Externe al României.

Cu titlu de exemplu, în unele state din Statele Unite ale Americii, care nu sunt semnatare ale Convenţiei nr. 12/5 octombrie 1961 a CONFERINŢEI DE LA HAGA, un act emis de către un notar public (care, în conformitate cu prevederile legislaţiei americane, nu trebuie să aibă studii juridice, ci trebuie, doar, să fie un cetăţean exemplar, căruia i se încredinţează un mandat de notar public pe o perioadă de timp strict determinată) trebuie supralegalizat, în mod succesiv, de următoarele autorităţi ale Statelor Unite ale Americii:

- tribunalul districtual de competenţă,

- curtea de apel de competenţă,

- Curtea Supremă de Justiţie,

- Departamentul de Justiţie (ministerul justiţiei al S.U.A.),

- Departamentul de Stat (ministerul de externe american al S.U.A.)

şi apoi de oficiul consular al României din Statele Unite ale Americii sau de Ministerul Afacerilor Externe al României.

Dificultăţile apar în condiţiile în care se doreşte utilizarea în România a unor documente provenind din state nesemnatare ale unor tratate internaţionale în materie sau cu care România nu are tratate sau convenţii de asistenţă juridică în materie şi în care România nu are misiuni diplomatice sau oficii consulare, state care, la rândul lor, nu au oficii consulare sau misiuni diplomatice pe teritoriul României.

În acest caz, de cele mai multe ori, procedura supralegalizării nu poate fi îndeplinită sau se îndeplineşte cu mare greutate şi la costuri foarte ridicate. În astfel de situaţii, documentele trebuie supralegalizate de autorităţile statului de provenienţă a acestora (autoritatea judecătorească şi ministerul de externe), urmând să fie supralegalizate şi de Ministerul Afacerilor Externe al României.